9.1 Inhoud

Voor RPS als verantwoordelijke organisatie is het van belang dat medewerkers en partners beschikken over een instrument om hun bezorgdheid over normen bij RPS te kunnen uiten. Mocht je informatie
ontdekken of zaken waarnemen waarvan je het vermoeden hebt dat ze getuigen van ernstig wangedrag of ernstige misstanden in de organisatie, dan ben je verplicht om dat te melden. Dit noemen we ‘klokkenluiden’.

Deze regeling is opgesteld om medewerkers en partners van RPS te helpen hun bezorgdheid te uiten en informatie te verstrekken waarvan de melder vermoedt dat het om wangedrag of misstanden gaat. De regeling is bedoeld voor zaken die in het algemeen belang zijn en die, althans in eerste instantie, separaat kunnen worden onderzocht. Dat kan vervolgens weer leiden tot het in gang zetten van andere (gerechtelijke) procedures.

• We spreken van klokkenluiden als een medewerker bepaalde vormen van informatie die hij of zij heeft opgevangen bekendmaakt, doorgaans aan de werkgever of een toezichthouder, en zo zijn of haar zorg uit over gevaar of onrechtmatigheden met gevolgen voor anderen.
• Het bekendmaken kan betrekking hebben op het vermeend onrechtmatig handelen van de werkgever, een collega, een klant of een derde partij.
• Doorgaans wordt de klokkenluider niet direct of persoonlijk getroffen door het gevaar of de onrechtmatigheid, maar dat kan wel het geval zijn.

Je kunt altijd je bezorgdheid kenbaar maken over een gebeurtenis die in het verleden heeft plaatsgevonden, die nu plaatsvindt of die naar jouw verwachting binnenkort zal plaatsvinden.

1. In eerste instantie raden we je aan om te praten met je direct leidinggevende, die samen met jou passende maatregelen neemt. Als dat niet mogelijk is neem je contact op met de leidinggevende van je direct leidinggevende en als ook dat niet kan bespreek je het met je HR-directeur, die je vervolgens verder helpt. Je kunt tevens de OR inschakelen en hetgeen je wilt melden met hen bespreken. Zij kunnen je ook verder verwijzen naar de juiste instanties.
2. Als je denkt dat je intern niet vrijuit kunt spreken, dan kun je gebruikmaken van het klokkenluidersplatform EthicsPoint (in de basis Engels, maar je kunt je melding in het Nederlands doen). Via EthicsPoint kun je anoniem en vertrouwelijk melding maken van je vermoeden, zowel via een telefoonnummer dat 24 uur per dag gratis bereikbaar is als online. Meer informatie kun je vinden op rpsgroup.ethicspoint.com.
   • Je hebt de keuze om anoniem melding te maken of om kenbaar te maken wie je bent.
   • Vervolgens kun je je melding doen door de benodigde gegevens ofwel in te vullen in het portal ofwel mondeling door te geven tijdens een telefoongesprek met een ervaren telefonist.
   • Nadat je melding is afgerond ontvang je een unieke meldingscode die je moet noteren en goed bewaren. Daarnaast moet je een wachtwoord aanmaken. Beide heb je nodig om te zien of er feedback op je melding is gekomen en voor het beantwoorden van eventuele vragen naar
     aanleiding van het onderzoek omtrent je melding.

Wanneer je je zorgen maakt over zaken die in het algemeen belang zijn en betrekking hebben op de volgende onderwerpen kan je een melding doen via de EthicsPoint-hotline:

• strafbare feiten, risico’s voor gezondheid en veiligheid, schade aan het milieu, het niet nakomen van een wettelijke verplichting, financiële fraude, gerechtelijke dwaling en intimidatie en discriminatie die moeilijk te melden zijn via andere interne procedures zoals de gedragscode, de procedure omtrent ongewenste omgangsvormen of SHEQ-procedures op het gebied van veiligheid.

• Klachten over leveringen/diensten van RPS. Als je een klacht wilt indienen over de kwaliteit van de diensten van RPS, dan doe je dat via de daarvoor bestemde kanalen.
• Klachten over je persoonlijke situatie. Indien mogelijk meld je persoonlijke klachten conform de lokale klachtenprocedure nadat je ze eerst hebt besproken met je lokale HR-adviseur of externe vertrouwenspersoon.
• Een fundamentele voorwaarde van elke arbeidsovereenkomst is dat medewerkers geen vertrouwelijke informatie over RPS openbaar mogen maken. Het bespreken met een externe adviseur die RPS hiervoor heeft aangewezen (externe vertrouwenspersoon bij ArboNed of een medewerker van Ethicspoint) wordt niet als openbaar maken beschouwd.

Je kunt melding maken zonder dat je bang hoeft te zijn voor sancties, mits je dat doet:

• in goed vertrouwen;
• in de redelijke overtuiging dat hiermee wangedrag of misstanden worden aangetoond. In extreme gevallen zouden kwaadwillige of ongefundeerde beschuldigingen aanleiding kunnen geven tot gerechtelijke stappen door degene tegen wie de klacht is gericht.

In al onze rechtsgebieden zijn medewerkers wettelijk beschermd tegen ontslag of sancties door de werkgever naar aanleiding van het uiten van bepaalde ernstige vermoedens. RPS heeft de hieronder genoemde bepalingen onderschreven om ervoor te zorgen dat medewerkers zich niet benadeeld hoeven te voelen bij het uiten van legitieme vermoedens.

Wettelijke bescherming van klokkenluiders

• Australië – Corporations Act, 2001
• Nieuw-Zeeland – Protected Disclosures Act, 2000
• Zuid-Korea – Act on Anti-Corruption
• Maleisië – Whistleblower Protection Act, 2010
• Singapore – Prevention of Corruption Act; Workplace Safety and Health Act
• Nederland – Wet Huis voor klokkenluiders
• Verenigd Koninkrijk – Public Interest Disclosure Act, 1998
• Verenigde Staten – Sarbanes-Oxley Act, 2002; Occupational Safety & Health Act, 1970
• Canada – Canadian Criminal Code 425.1

Zodra je een melding hebt gedaan bij EthicsPoint wordt die doorgestuurd naar de onderzoekscommissie van de Raad van Bestuur van RPS (de toezichthouder), die een onderzoeksfunctionaris aanstelt. Dit is doorgaans een hogere leidinggevende of een externe partij, afhankelijk van de gevoeligheid van de claim.

Tijdens het onderzoeken van de claim geldt het volgende:

• De onderzoeksfunctionaris moet een volledig exemplaar van de klokkenluidersmelding ontvangen.
• De onderzoeksfunctionaris moet je binnen 5 tot 6 dagen via EthicsPoint bevestigen dat je klacht is ontvangen en wordt onderzocht, ook al is het niet altijd mogelijk om voor een dergelijk onderzoek exacte termijnen aan te geven. Als je bij het melden je identiteit hebt bekendgemaakt, dan communiceert de functionaris rechtstreeks met jou.
• De onderzoeksfunctionaris moet de medewerker tegen wie een klacht is ingediend zo snel mogelijk informeren en op de hoogte brengen van zijn of haar recht om een collega (of, indien nodig, een (juridisch) adviseur) alle gesprekken of hoorzittingen die in het kader van deze procedure worden
  gehouden te laten bijwonen.
• De onderzoeksfunctionaris moet in overleg met de onderzoekscommissie overwegen om accountants en juristen van het bedrijf en de politie bij het onderzoek te betrekken.
• De beschuldigingen moeten volledig worden onderzocht door de onderzoeksfunctionaris, indien van toepassing met ondersteuning van andere personen of instanties.
• De onderzoeksfunctionaris houdt de onderzoekscommissie te allen tijde op de hoogte van het onderzoek en brengt verslag uit over de geldigheid van de klacht met een aanbeveling van zijn oordeel.
• De onderzoeker probeert je bovendien via de website van EthicsPoint op de hoogte te houden door middel van updates of, voor het geval nadere toelichting nodig is, vragen, die je vervolgens kunt bekijken door je wachtwoord en meldingscode in te voeren.
• Bovendien worden alle bevindingen die uit het onderzoek naar voren komen of de resultaten van het onderzoek doorgegeven aan EthicsPoint, waar ze worden geregistreerd bij de klacht. Je kunt deze informatie inzien door in te loggen op de site met je wachtwoord en je meldingscode.
• Als uit het onderzoek blijkt dat de beschuldigingen ongefundeerd zijn en alle interne procedures doorlopen zijn, maar je desondanks niet tevreden bent met de uitkomst van het onderzoek, dan erkent RPS je recht om relevante externe partijen in te schakelen, bijvoorbeeld de Inspectie SZW of ‘Huis van klokkenluiders’.

EthicsPoint garandeert vertrouwelijkheid voor iedereen die een melding maakt en anonimiteit voor iedereen die graag anoniem wil blijven.

Toch moet je je ervan bewust blijven dat het voor een gedegen onderzoek naar het door jou aan de orde gestelde onderwerp nodig kan zijn om de essentie van je melding met anderen te delen. Dat houdt in dat je identiteit na jouw instemming kan worden bekend gemaakt.

Ga voor meer informatie naar de Veelgestelde vragen van EthicsPoint (FAQs).