7.1 Inhoud

Achtergrond

In deze verklaring wordt toegelicht hoe en waarom RPS bv, met inbegrip van al zijn werkmaatschappijen (hierna te noemen “RPS”, “wij/we” en “onze/ons”) persoonsgegevens van zijn medewerkers, opdrachtnemers, gedetacheerden en tijdelijke of uitzendkrachten (hierna te noemen “je/jou”) gebruikt.

Dit document heeft betrekking op informatie over jou waarover wij beschikken, aan de hand waarvan je identiteit kan worden vastgesteld. Dergelijke informatie wordt beschouwd als “persoonsgegevens” in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (en overige wetgeving op het gebied van gegevensbescherming). In de gevallen waarin wij het doel waarvoor en de manier waarop je persoonsgegevens (kunnen) worden verwerkt bepalen, treden wij op als “gegevensbeheerder”.

De term persoonsgegevens houdt in: informatie over jou of aan de hand waarvan wij je identiteit kunnen vaststellen. In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij zijn de gegevensbeheerder van deze informatie in de zin van de geldende gegevensbeschermingswetgeving, aangezien wij in het kader van onze arbeidsverhouding met jou bepalen hoe en waarom deze informatie wordt verwerkt op de manieren zoals vermeld in deze verklaring.

Deze verklaring is uitsluitend van toepassing op persoonsgegevens die door of namens RPS worden verwerkt. Indien je vragen hebt over deze privacyverklaring of indien je de hierin genoemde rechten wilt doen gelden,  kan je schriftelijk contact met ons opnemen:

Persoonlijk en vertrouwelijk

t.a.v. AVG coordinator RPS Nederland (Mw. Edith Sweep)
Elektronicaweg 2
2628 XG, Delft
Nederland
of je kunt een e-mail sturen naar AVG@rps.nl.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij vinden de bescherming van je gegevens belangrijk en als zodanig blijven wij deze verklaring steeds opnieuw bekijken. Wij kunnen deze verklaring dan ook zo nu en dan wijzigen door deze pagina aan te passen aan eventuele wijzigingen in wetgeving en/of onze privacy procedures. De datum bovenaan deze pagina passen wij dan overeenkomstig aan.

1
Welke soorten persoonsgegevens verwerken wij?

Dit hangt af van de aard van de relatie die wij met jou hebben. Onder de persoonsgegevens die wij doorgaans verwerken met betrekking tot al onze medewerkers vallen onder meer:

  • persoonlijke contactgegevens zoals naam, titel, adressen, telefoonnummers en persoonlijke e-mailadressen;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat en personen ten laste;
  • naaste familieleden en contactgegevens voor noodgevallen;
  • Burgerservicenummer (BSN);
  • bankgegevens, salarisgegevens en fiscale status;
  • informatie over salaris, verlof, pensioenregelingen en secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • ingangsdatum arbeidsverhouding;
  • plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd;
  • kopie identiteitsbewijs (rijbewijs / paspoort of identiteitskaart);
  • informatie over werving (waaronder afschriften van een tewerkstellingsvergunning, referenties en overige informatie in een CV of motivatiebrief of als onderdeel van de sollicitatieprocedure);
  • loopbaaninformatie (waaronder functietitels, arbeidsverleden, werktijden, opleidingsgegevens en lidmaatschap van beroepsorganisaties);
  • verklaring omtrent gedrag (VOG) en/of Verklaring van geen bezwaar (VGB)
  • historie declaraties;
  • functioneringsgegevens;
  • informatie over disciplinaire maatregelen en klachten;
  • beelden van bewakingscamera’s en overige elektronisch verzamelde informatie, zoals keycardgegevens;
  • informatie over jouw gebruik van onze informatie- en communicatiesystemen;
  • foto’s;
  • alle overige informatie die je met ons deelt
  • urenverantwoording / efficiency overzichten
  • budgetteringsmodellen
  • CV’s voor gebruik in offertes / aanbiedingen.

Daarnaast kunnen wij de volgende ‘bijzondere categorieën’ gevoeligere persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken:

  • informatie over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen (bijvoorbeeld in het verkeer).

Met betrekking tot de soorten persoonsgegevens is een inventarisatie uitgevoerd. Je treft de opgestelde matrix aan op: Matrix persoonsgegevens.

2
Wat is de bron van je persoonsgegevens?

Doorgaans verkrijgen wij jouw persoonsgegevens rechtstreeks van jouzelf. Daarnaast verzamelen wij persoonsgegevens van medewerkers, externe krachten en opdrachtnemers tijdens sollicitatie- en wervingsprocedures, rechtstreeks via jouzelf of via een uitzendbureau of een aanbieder van achtergrondonderzoek. In sommige gevallen kunnen wij aanvullende informatie verzamelen via derde partijen, waaronder voormalige werkgevers, de belastingdienst, het Ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid (i-SZW), kredietregistratiebureaus of andere vormen van achtergrondonderzoek.

Wij verzamelen aanvullende persoonsgegevens tijdens functiegerelateerde activiteiten gedurende de periode waarin je voor ons werkzaam bent.

3
Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van je persoonsgegevens (daaronder begrepen als wij die met anderen delen)?

Op grond van de wetgeving over gegevensbescherming moeten wij kunnen aantonen welke rechtsgronden de verwerking van jouw persoonsgegevens (waaronder het delen met andere organisaties) rechtvaardigen. Op bepaalde vormen van verwerking kunnen meerdere rechtsgronden van toepassing zijn (uitgezonderd voor zover wij ons kunnen beroepen op toestemming). Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat ons wettelijk is toegestaan. Doorgaans gebruiken wij je persoonsgegevens in de volgende situaties:

  1. voor zover wij de overeenkomst die wij met jou zijn aangegaan moeten uitvoeren;
  2. voor zover wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;
  3. voor zover het noodzakelijk is voor onze rechtmatige belangen (of die van een derde partij) en deze belangen niet zwaarder wegen dan jouw belangen en fundamentele rechten.

Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken in de volgende situaties, die zich naar verwachting zelden zullen voordoen:

  1. voor zover wij jouw belangen (of de belangen van iemand anders) moeten beschermen;
  2. voor zover dat noodzakelijk is in het algemeen belang (of voor officiële doeleinden).

Situaties waarin wij jouw persoonsgegevens gebruiken

Wij hebben alle informatiecategorieën in bovengenoemd overzicht in de eerste plaats nodig om onze overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren en te beheren en om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. In bepaalde gevallen kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken voor het nastreven van rechtmatige belangen van onszelf of die van derde partijen, mits deze belangen niet zwaarder wegen dan jouw belangen en fundamentele rechten. De situaties waarin wij je persoonsgegevens gebruiken worden hieronder genoemd:

  • een beslissing nemen over jouw werving of aanstelling;
  • het vaststellen van de voorwaarden waarop je voor ons werkzaam bent;
  • nagaan of je wettelijk gerechtigd bent om in Nederland te werken;
  • je betalen en, als je medewerker bent, belastingen en sociale premies inhouden;
  • het aan jou aanbieden en beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioen- en verzekeringsaanspraken;
  • bedrijfsbeheer en -planning, waaronder administratie/audits en zakelijke transacties, zoals de verkoop van enkele of alle bedrijfsactiviteiten;
  • het uitvoeren van functioneringsgesprekken, het managen van jouw functioneren en het vaststellen van functioneringseisen;
  • beslissingen nemen over salarisherziening en onkostenvergoeding;
  • beoordeling van geschiktheid voor een bepaalde functie of taak, waaronder beslissingen over promotie;
  • het verzamelen van bewijsmateriaal voor mogelijke klachtenprocedures en disciplinaire maatregelen;
  • het nemen van beslissingen over de voortzetting van je dienstverband of overeenkomst;
  • het treffen van voorbereidingen voor de beëindiging van onze arbeidsrelatie;
  • vereisten voor opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling;
  • het afhandelen van juridische geschillen met betrekking tot jou, andere medewerkers, externe krachten en opdrachtnemers, waaronder bedrijfsongevallen;
  • het vaststellen van je geschiktheid om te werken;
  • het beheren van ziekteverzuim;
  • het voldoen aan arbo-verplichtingen;
  • het voorkomen van fraude;
  • het monitoren van je gebruik van onze informatie- en communicatiesystemen zodat dat voldoet aan ons IT-beleid;
  • het garanderen van de beveiliging van panden, netwerken en informatie, waaronder het voorkomen van onbevoegde toegang tot onze computer- en elektronische communicatiesystemen en het voorkomen van de verspreiding van schadelijke software;
  • het uitvoeren van gegevensanalyses voor het beoordelen van en het verkrijgen van beter inzicht in het behoud van medewerkers en het natuurlijke verloop;
  • het toezicht houden op gelijke kansen.

Sommige van bovengenoemde redenen voor verwerking overlappen elkaar en er kunnen meerdere gronden zijn die het gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen.

Voor ‘bijzondere categorieën’ (zeer gevoelige) persoonsgegevens gelden hogere beschermingsniveaus. In die gevallen moeten we meer redenen hebben voor het verzamelen, opslaan en gebruiken van dit type persoonsgegevens. Bijzondere categorieën persoonsgegevens kunnen wij verwerken in de volgende situaties:

  1. in beperkte omstandigheden, met jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming;
  2. voor zover wij onze juridische verplichtingen moeten nakomen en conform deze verklaring;
  3. voor zover nodig in het algemeen belang, zoals voor het toezicht houden op gelijke kansen en conform deze verklaring;
  4. voor zover nodig voor de beoordeling van je arbeidsgeschiktheid om gezondheidsredenen, waarbij de nodige vertrouwelijkheidsmaatregelen worden genomen.

In mindere mate kunnen wij dit type informatie verwerken voor zover nodig met betrekking tot rechtsvorderingen of voor zover nodig ter bescherming van jouw belangen (of de belangen van iemand anders) en je niet in staat bent toestemming te geven of indien je de informatie al openbaar hebt gemaakt.

Wij gebruiken deze zeer gevoelige persoonsgegevens op de volgende manieren:

  • wij gebruiken informatie met betrekking tot verlof, onder andere vanwege ziekteverzuim of verlof vanwege de zorg voor gezinsleden, om te kunnen voldoen aan arbeids- en overige wetgeving.
  • informatie met betrekking tot je lichamelijke of geestelijke gezondheid of arbeidsongeschiktheidsstatus kan nodig zijn om je een gezonde en veilige werkplek te kunnen garanderen en om je arbeidsgeschiktheid te beoordelen, om de juiste aanpassingen aan de werkplek te kunnen doen, om
    toezicht te kunnen houden op het ziekteverzuim en om secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren.

Persoonsgegevens die betrekking hebben op strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen, alsmede persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag, mogen alleen worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigde grondslag onder toezicht van de overheid en voor zover toegestaan in de Uitvoeringswet. Wij gebruiken informatie over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen op de volgende manier:

  • als hulp bij het nemen van beslissingen bij werving, inclusief eventuele beperkingen in de uitvoering van een bepaalde functie
4
Hoe en wanneer kan je je goedkeuring intrekken?

Wij verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor zover wij daarvoor wettelijke grondslagen hebben. Zoals beschreven in onderdeel 4 hebben de meest voorkomende wettelijke grondslagen in het kader van uw dienstverband bij RPS betrekking op de “overeenkomst” (voor zover verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, bijvoorbeeld om je salaris te betalen), “rechtmatige belangen” (bijvoorbeeld om contact op te nemen met je naaste familieleden in geval
van nood), “wettelijke verplichting” (om te kunnen voldoen aan de plaatselijk geldende wetgeving) of “toestemming” (voor zover je toestemming hebt gegeven).

Voor zover wij ons kunnen beroepen op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken heb je het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken of te weigeren en voor zover wij ons kunnen beroepen op rechtmatige belangen heb je het recht om bezwaar te maken. Indien je vragen hebt over de wettelijke grondslagen waarop wij je persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, kan je contact opnemen via
AVG@rps.nl.

Ingeval van inhuur of werving & selectie laten wij het uitzendbureau of de bemiddelaar die je aan ons heeft voorgesteld uitsluitend weten dat je je toestemming hebt ingetrokken indien dit bureau onze gegevensverwerker
is (zijnde een organisatie die persoonsgegevens namens ons verwerkt) of indien wij hiertoe verplicht zijn als je bepaalde rechten uitoefent conform de wetgeving over gegevensbescherming. Je moet rechtstreeks contact opnemen met dit bureau voor het intrekken van je toestemming voor datgene wat deze gegevensbeheerder zelf met jouw persoonsgegevens doet.

5
Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten Nederland of de EU?

Je persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven naar landen buiten Nederland of de Europese Unie. Als de informatie binnen Europa of elders in de Europese Unie (EU) wordt verwerkt, dan gebeurt dat binnen de Europese normen voor gegevensbescherming. In sommige landen buiten de EU geldt eveneens bescherming van persoonsgegevens in de zin van wetgeving die op ons van toepassing is. Wij zorgen dat er passende maatregelen worden genomen voordat wij jouw persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de EU, waar geen gepaste bescherming van persoonsgegevens geldt in de zin van wetgeving die op ons van toepassing is, uitgezonderd in gevallen waarin buitenwerkingstelling van een rechtsnorm van toepassing is.

6
Wat moet je doen als je persoonsgegevens veranderen?

Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die wij van jou hebben nauwkeurig en actueel zijn. Je moet ons onverwijld op de hoogte te brengen van wijzigingen in je persoonlijke situatie, zodat wij die kunnen verwerken in onze dossiers. Neem hiervoor contact op met je lokale HR-team.

7
Moet je persoonsgegevens aan ons verstrekken?

Indien je bepaalde informatie op verzoek niet verstrekt, kunnen wij de overeenkomst die wij met jou hebben gesloten niet uitvoeren (zoals het uitbetalen van salaris of het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden) of kunnen wij gehinderd worden bij het nakomen van onze wettelijke verplichtingen (zoals het garanderen van de gezondheid en de veiligheid van onze medewerkers).

8
Houden wij toezicht op de verwerking van je persoonsgegevens?

In dit onderdeel wordt onder toezicht houden verstaan het luisteren naar, het vastleggen van, het bekijken van, het onderscheppen van of het vastleggen en bewaren van (al naar gelang de situatie) computerlogboeken, telefoongesprekken, tekstberichten, berichten op social media, persoonlijke
ontmoetingen en overige manieren van communicatie.

Wij kunnen toezicht houden voor zover dat wettelijk is toegestaan en wij doen dit voor zover de wet dat vereist. Het toezicht houden kan deels in het belang zijn van de bescherming van de veiligheid van onze communicatiesystemen en -procedures en/of ter voorkoming of opsporing van criminaliteit.

9
Hoe zit het met profilering en overige geautomatiseerde besluitvorming?

Wij zijn niet voornemens om beslissingen over jou te nemen met behulp van automatische middelen, maar wij brengen je schriftelijk op de hoogte indien dit standpunt verandert.

10
Hoe lang worden je persoonsgegevens door ons bewaard?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig om het doel waarvoor we deze informatie hebben verzameld te verwezenlijken, waaronder het voldoen aan wettelijke of administratieve verplichtingen of
meldingsplicht. Details van de bewaartermijnen voor de verschillende aspecten van jouw persoonsgegevens zijn vastgelegd in ons beleid inzake het bewaren van gegevens, dat op verzoek ter inzage beschikbaar is.

Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens vast te stellen houden wij rekening met de omvang, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, het mogelijke risico van schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van je persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken en of wij deze doeleinden op een andere manier kunnen verwezenlijken, alsmede de geldende wettelijke vereisten.

In bepaalde omstandigheden kunnen wij je persoonsgegevens anonimiseren, waardoor de gegevens niet meer met jou in verband kunnen worden gebracht; in dat geval kunnen wij deze informatie gebruiken zonder je daarvan op de hoogte te stellen. Zodra je geen medewerker, externe kracht of opdrachtnemer van het bedrijf meer bent, bewaren en vernietigen wij jouw persoonsgegevens conform de geldende weten regelgeving.

11
Wat zijn je rechten op grond van de wetgeving over gegevensbescherming?

Hieronder vind je een overzicht van de rechten die iedereen op grond van de AVG heeft. Zij zijn niet altijd onder alle omstandigheden van toepassing. Indien je een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op via AVG@rps.nl.

  • het recht om geïnformeerd te worden over de verwerking van je persoonsgegevens;
  • het recht op correctie van onjuiste informatie en op aanvulling van onvolledige informatie;
  • het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens;
  • het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
  • het recht op vergetelheid (het “recht om te worden vergeten”);
  • het recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht om informatie te verkrijgen over hoe wij deze informatie verwerken (hieronder vind je daarover meer informatie);
  • het recht om je persoonsgegevens te verplaatsten, te kopiëren of over te dragen (“dataportabiliteit”);
  • rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming met juridische gevolgen of anderszins aanzienlijk op jou van invloed.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens die toeziet op de naleving van de wetgeving over gegevensbescherming in Nederland: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

12
Hoe zit het met de anonimisering van gegevens en het gebruik van geaggregeerde informatie?

Je persoonsgegevens kunnen worden omgezet naar statistische of geaggregeerde gegevens die niet naar jou kunnen worden herleid. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt voor het doen van statistisch onderzoek en het maken van rapportages. Deze geaggregeerde gegevens kunnen worden gedeeld en gebruikt op alle in deze privacyverklaring genoemde manieren.

13
Hoe zit het met de gegevensbeschermingsverklaringen van andere organisaties?

Wij hebben aangegeven dat wij jouw persoonsgegevens delen met externen (bijvoorbeeld instellingen voor fraudepreventie en kredietregistratiebureaus). Zij vragen ons om jou informatie te verstrekken over hoe zij je persoonsgegevens gebruiken om hun diensten of taken te kunnen uitvoeren als zelfstandige gegevensbeheerders. Hun privacy verklaringen staan los van de onze.

14
Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat je persoonsgegevens onbedoeld zoekraken of op ongeoorloofde wijze worden gebruikt, ingezien, gewijzigd of openbaar gemaakt.

Daarnaast beperken wij de inzage in jouw persoonsgegevens tot die medewerkers, tussenpersonen, opdrachtnemers en overige derde partijen voor wie deze toegang om zakelijke redenen noodzakelijk is. Zij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend op onze aanwijzingen en zij hebben een geheimhoudingsplicht. Wij hebben maatregelen getroffen om de beveiliging van je informatie te garanderen.

Derde partijen verwerken je persoonsgegevens uitsluitend op onze aanwijzingen en voor zover zij ermee hebben ingestemd dat zij de gegevens vertrouwelijk behandelen en veilig bewaren.

Wij hanteren procedures voor de omgang met het vermoeden van een verdacht datalek en wij stellen jou en, indien van toepassing, een toezichthouder op de hoogte van een vermoedelijk datalek voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

15
Hoe kan je inzage krijgen in je persoonsgegevens?

In eerste instantie kan je een verzoek om inzage doen via AVG@rps.nl.

Het kan voorkomen dat wij bepaalde informatie aan jou moeten vragen om je identiteit te kunnen bevestigen en om je recht op inzage te kunnen garanderen (of om een van je andere rechten te doen gelden). Ook dit is een passende veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet openbaar worden gemaakt aan personen die daartoe geen recht hebben.

Voor inzage in je persoonsgegevens (of om een van je andere rechten te doen gelden) is geen vergoeding verschuldigd. Wij kunnen je echter redelijke kosten in rekening brengen als jouw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Ook, en uitsluitend in uitzonderlijke omstandigheden, kunnen wij in dergelijke omstandigheden weigeren te voldoen aan het verzoek.