Als een medewerker van RPS aanvraagt om een deel van de werktijd structureel thuis te werken dan zijn de volgende voorwaarden van toepassing die we aan de hand van vraag en antwoord uiteenzetten:
Volledig vanuit huis werken wordt in principe niet toegestaan. RPS vindt het belangrijk dat thuiswerkers in contact blijven met hun collega’s en andere betrokkenen. RPS stelt een maximum van 3 werkdagen per week of (ingeval van parttime dienstverband) 60% van de arbeidsduur. Een leidinggevende is bepalend in het vaststellen van het daadwerkelijke aantal thuiswerkuren op grond van de werkzaamheden, teamsamenstelling of individuele resultaten van de medewerker.
Uitzondering nieuwe medewerkers: vanaf startdatum geldt een maximum van 1 dag per week thuiswerken in verband met onboarding. Na 26 weken is dan uitbreiding mogelijk.
RPS wil graag dat de aanvraag minimaal 1 maand voor de ingangsdatum wordt ingediend bij de leidinggevende, zodat eventuele aanpassingen tijdig doorgevoerd kunnen worden.
De medewerker is verantwoordelijk voor het creëren van een geschikte werkomgeving in zijn of haar huis. Deze werkomgeving is vrij van afleiding en bevorderlijk voor productiviteit. De medewerker heeft dan ook een aparte werkkamer/ruimte, waar ongestoord gewerkt kan worden. De focus van thuiswerk moet blijven liggen op het voldoen aan zakelijke eisen en het handhaven van een hoog niveau van werkprestaties. In de volgende paragraaf meer over de middelen die RPS verstrekt om het thuiswerken mogelijk te maken.
De medewerker is verantwoordelijk voor een thuiswerkplek die voldoet aan de eisen die worden gesteld in het Arbeidsomstandighedenbesluit (informatie via instructie inrichting werkplek). Ook hiervoor geldt dat RPS noodzakelijke middelen ter beschikking zal stellen, zie ‘voorzieningen voor het thuiswerken categorie 1’.
De medewerker is tijdens het thuiswerken telefonisch, per e-mail, Teams en/of via chat bereikbaar. Wanneer RPS de medewerker vooraf (minimaal 1 week) vraagt om op een thuiswerkdag naar de standplaats of andere locatie te komen, dan is medewerker gehouden hier, in redelijkheid en billijkheid, gehoor aan te geven. Medewerker en leidinggevende bepalen samen hoe contact met collega’s en leidinggevende geborgd wordt.
De beveiliging van alle bescheiden, bestanden en/of documenten (zowel de papieren als elektronische versies) is van groot belang. Werken buiten een bedrijfskantoor creëert de behoefte aan verhoogde beveiliging en bewustzijn van klantbestanden en andere vertrouwelijke bedrijfsdocumenten. Medewerkers moeten de toegang tot hun computer met een wachtwoord beveiligen en het gebruik van de computer door anderen dan de betreffende medewerker is niet toegestaan. Opslagapparaten, zoals flashdrives en externe harde schijven, moeten met een wachtwoord zijn beveiligd. Hardcopy documenten moeten op een veilige manier bewaard en eventueel vernietigd worden.
Als de leidinggevende van mening is dat het thuiswerken schadelijk is voor de individuele of teamprestaties of anderszins onhoudbaar is in welke hoedanigheid dan ook, wordt de goedkeuring, voorzien van argumentatie, ingetrokken en in goed overleg naar een passende oplossing gezocht. Dit bespreekt de leidinggevende vooraf met medewerker.
Als de aanvraag voor thuiswerken wordt goedgekeurd, wordt een thuiswerkovereenkomst opgesteld waarin de afspraken (bijv. over aantal uren, arbeidspatroon, bruikleen van bedrijfsmiddelen e.d.) worden vastgelegd. Dit is een aanvulling op je lopende arbeidsovereenkomst.
Het thuiswerken gaat pas in na ondertekening van de overeenkomst door RPS en medewerker.
Als een medewerker een vaste reiskostenvergoeding ontvangt, wordt deze bepaald aan de hand van het aantal dagen waarop gereisd wordt. Van medewerkers met een leaseauto wordt verwacht dat zij minimaal 3 dagen per week gebruik blijven maken van de leaseauto voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer. Ook klant- of locatiebezoeken vanuit huis worden als zakelijk verkeer beschouwd. In voorkomende gevallen geldt een eigen bijdrage conform parttimers, afhankelijk van de leasecategorie en het aantal thuiswerkuren.
RPS hanteert ten aanzien van vaste onkosten- en reiskostenvergoedingen en verstrekkingen altijd het vigerende belastingregime. Eventuele afwijkingen op de contractuele afspraken als het gaat om vaste vergoedingen en/of leaseauto worden in de thuiswerkovereenkomst vastgelegd.
Om structureel thuiswerken mogelijk te maken zorgt RPS voor de technologische voorzieningen (laptop, beeldscherm en overige IT-hulpmiddelen). Na goedkeuring van leidinggevende, dient deze hiervoor een aanvraag in bij IT. Medewerker zorgt zelf voor een goede internetverbinding.
Kantoormiddelen (papier, pennen e.d.) kunnen zoals gebruikelijk bij het secretariaat worden opgehaald.
Kantoormeubelen moeten aan de Arbo-wetgeving voldoen (instructie op te vragen bij HR). Aan medewerkers met specifieke hulpmiddelen/Arbo-voorzieningen (een stabureau, ergonomische bureaustoel) stelt RPS deze ter beschikking voor de inrichting van de thuiswerkplek mits vooraf toestemming is gegeven door leidinggevende.
RPS verstrekt deze voorzieningen om te kunnen thuiswerken in bruikleen, hetgeen in de thuiswerkovereenkomst wordt opgenomen. Dat wil zeggen dat deze bij uitdiensttreding door medewerker weer worden teruggegeven aan RPS. Deze voorzieningen blijven dus te allen tijde eigendom van RPS.
In het kader van flexibel werken kan medewerker ook een aanvraag voor flexibele werktijden doen bij de leidinggevende. Hiervoor gelden de volgende bepalingen: