Inkoop- en contractmanagement

De maatschappelijk druk vanuit de markt om te voldoen aan wet- en regelgeving, zorg voor veiligheid en (binnen)milieu en behalen van de duurzaamheidsdoelstelling vraagt veel van de capaciteit en expertise van vastgoedbeheerorganisaties. Daarom kiezen organisaties er steeds meer voor om het beheer en onderhoud door middel van tactische prestatiecontracten onder te brengen bij externe partijen. Het doel is dan vooral om door met deze samenwerking de kwaliteit/ prestaties en beschikbaarheid van het vastgoed te verbeteren en om beter in control te zijn. Dit zorgt voor een taakverschuiving van organisaties naar de externe marktpartijen. Prestatiecontracten kunnen helpen om de eigen werkwijze te optimaliseren en te ontwikkelen tot regieorganisatie.

Wat zelf doen en wat aanbesteden?

Bij de keuze om beheer en onderhoud prestatiegericht uit te besteden, gaat het primair om de vraag wat kan en/ of moet worden uitbesteed en waarom moet of kan iets beter door de eigen organisatie worden uitgevoerd. Wat zijn de keuzes, de consequenties en effecten (positief of negatief) van deze keuzes en wat voor een soort (prestatie)contract past dan bij de organisatie. Welk doel heeft de inkoop van beheer en onderhoud en wat is er voor nodig en welke eisen stelt dit aan de extern markpartijen. Het geheel aan antwoorden, beschikbare informatie en inzichten is in relatie tot de visie van de organisatie, de stakeholders en marktontwikkelingen is richtinggevend voor de wijze waarop met externe marktpartijen (ingenieurs, adviseurs en opdrachtnemers) zal worden samengewerkt.

Contractmanagement SCB

Steeds meer externe partijen zijn bereid en instaat om naast de servicewerkzaamheden ook beheer- en adviestaken uit te voeren en nemen vergaande risicodragende verantwoordelijkheid door te werken onder kwaliteitsborging volgens de methode ‘Systeem gerichte contractbeheersing (SCB)’.

Volgens deze methode moet de opdrachtnemer voor de beheersing van zijn werkzaamheden, conform de overeenkomst, een werk- en kwaliteitsplan opstellen waarin de samenwerking, de taken en werkzaamheden en het kwaliteitsmanagementsysteem is beschreven.

Primair doel is dat de SCB doelmatig (op afstand met zo min mogelijk inspanning) en effectief (gericht op beheersing van de risico’s voor OG) is. Bijkomend doel is dat met SCB volgens de gemaakte afspraken de rechtmatigheid van facturen en betalingen kan worden aangetoond.

Advieswerkzaamheden RPS

RPS helpt uw organisatie, al dan niet in samenwerking met uw inkoopadviseur, met het verkrijgen van inzicht in huidige situatie en het vaststellen van de scope, doelstellingen, uitgangspunten en het bepalen van de inkoopstrategie en schrijven van een inkoopplan. Hierbij adviseren wij u bij het maken van keuzes voor het herinrichten en beschrijven van uw regie organisatie voor beheer en onderhoud van uw vastgoed. We staan u bij met het verzamelen en/ of ordenen van de voor de aanbesteding benodigde vastgoedinformatie. In relatie tot de scope en aanbestedingsstrategie stellen we de selectieleidraad (eisen) en de gunningsleidraad op inclusief het inhoudelijke programma van eisen met bijlagen en de inschrijfstaten. Onze adviseurs ondersteunen u tijdens de selectie- en gunningsprocedure en helpen zelfs met de implementatie van het contract en contactmanagement op basis van SCB. Door deze aanpak bent uw verzekerd van een succesvolle aanbesteding die goed is geborgd in uw organisatie.

Passende contractvorm

Centraal binnen onze aanpak staat de vertaalslag naar uw specifieke behoeften. Bent u bekend met de te hanteren selectiecriteria? Heeft u bijvoorbeeld al een idee welke contractvorm het best past bij uw organisatie? Wellicht twijfelt u over het aangaan van een UAVgc contract of prestatiecontract? En hoe bepaalt u de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI)? Wij schetsen voor uw specifieke situatie de scenario’s en bijbehorende risico’s. Op basis daarvan komen we samen met u tot een verantwoorde keuze.

RPS_vastgoed_inkoop-en-contractmanagement-2
RPS_vastgoed_inkoop-en-contractmanagement-2

Onze expertise

  • Inkoopstrategie Regieorganisatie
  • Aanbestedingsprocedure (Europees)
  • Programma van eisen Prestatiecontact B&O
  • Opstellen Selectie- en Gunningsdocumenten
  • Procesbegeleiding Selectie- en Gunningsprocedure
  • Toepassing NEN 2767 in contracten
  • Implementatietraject en borging samenwerking
  • Leveranciersaudits op basis van SCB (systeem, proces en product)
  • Second opinion contractmanagement.
  • Ondersteuning en advies contractmanagers