Waterschapscollectief zet toon bij uitdagen markt

“Er zit ongelooflijk veel denkwerk in”, blikt contractmanager Joost van der Stee van Brabantse Delta terug. “De voorbereiding van de aanbesteding was bijna een jaar. Van inkoopstrategie tot en met het inkoopplan. Compleet met georganiseerde marktbijeenkomsten, zodat we ook weten wat de marktpartijen belangrijk vinden en waar we rekening mee moeten houden.”

Van der Stee is samen met de contractmanagers van de andere deelnemende waterschappen lid van het contractmanagementteam van het collectief.

Daar boven opereert een stuurgroep met onder andere Richard Moerenhout, afdelingshoofd van Waterschap Hollandse Delta. “Wat je met deze samenwerking beoogt, is meer halen uit het opdrachtgeverschap. Dus, hoe je de markt benadert, hoe je uitvraagt, welke ruimte je geeft in het bedenken van bijvoorbeeld innovatieve toepassingen”, licht hij alvast een tipje van de ambitiesluier op.

Om de samenwerking met de adviesbureaus beter te kunnen beoordelen, start het waterschapcollectief met projectoverstijgende prestatiemetingen. Van der Stee:  “Hoe voer je de evaluatie van uitgevoerde projecten uit? Hoe leg je de prestatieafspraken vast op een uniforme manier? We hebben een training gekregen in het gebruik van de ‘CROW Better Performance Tool’ waarmee we de prestatiemeting concreet invullen.”

De contractmanager vervolgt: “Wat overigens ook nieuw is, is dat we streven naar een eerlijke verdeling van de offerteaanvragen. Dat meten we periodiek met een wiskundig cijfer, de KOOC (‘Kans Op Opdracht-Coëfficiënt’). Zien we dat bepaalde partijen achterblijven in het aantal opdrachten, dan sturen we die bij in de uitvragen.”

Om die samenwerking te initiëren, is een stabiele organisatie neergezet met afgevaardigden van de vier waterschappen. Opgebouwd vanuit een laag van de stuurgroep, het contractmanagementteam en de perceelteams. In deze perceelteams zitten vooral technisch managers, omgevingsmanagers en contractmanagers. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de vijf percelen binnen de raamovereenkomst.

“De inkoopplanning is consistenter en betrouwbaarder als je informatie eerder met elkaar deelt”, merkt Moerenhout op. “We kijken zes maanden vooruit en geven aan wat eraan komt. Je merkt dat de markt plezierig ongeduldig is en dit ook prettig vindt. Het raamcontract prikkelt ze om met ons samen te werken en ook onderling.”

Vooralsnog is er geen plaats voor teleurstelling. Sterker, het collectief wordt als belangrijke  inspiratiebron gezien. Want inmiddels is deze vorm van aanbesteden ook overgenomen door drie noordelijke waterschappen. Hebben Van der Stee en Moerenhout nog tips? “Ga op tijd in gesprek met de marktpartijen en spiegel daarbij je keuzes. Dit heeft ons veel opgeleverd”, spreekt Van der Stee uit ervaring.

“Zorg dat je niet met te veel waterschappen bent en geografisch bij elkaar zit. Vier is een mooi aantal om flexibel en doeltreffend samen te werken. Zeker ook in het corrigeren van elkaar”, vult Moerenhout aan. Daarbij is het volgens het afdelingshoofd belangrijk veel tijd te investeren in het afstemmen van het hoofddoel van het raamcontract.

“Ga je voor de laagste prijs in de markt, of wil je echt investeren in de samenwerking met die markt? Als je dat van te voren niet goed afspreekt met de aanbestede partijen of vorm geeft, dan wordt het een raamcontract van losse eindjes. Terwijl we de komende vijf jaar juist een succesvolle eenheid willen creëren.”